Büromanagement: Tabellenkalkulation für KLR-Durchführung nutzen – einfach erklärt

**1. Daten erfassen (Kostenartenrechnung):** Lege ein Tabellenblatt an, in dem du alle Kosten nach ihrer Art erfasst (z.B. Materialkosten, Personalkosten, Mietkosten). Wichtige Spalten sind hier: Datum, Belegnummer, Kostenart, Betrag, und eventuell eine erste Zuordnung zu Kostenstellen oder Kostenträgern.

**2. Kostenstellenrechnung:** Erstelle ein weiteres Tabellenblatt für deine Kostenstellen (z.B. Einkauf, Produktion, Vertrieb, Verwaltung). Hier verteilst du die primären Kosten (aus der Kostenartenrechnung) auf die jeweiligen Kostenstellen. Nutze Funktionen wie SUMMEWENN oder PIVOT-Tabellen, um die Kosten pro Kostenstelle zu aggregieren. Auch die Verteilung von Gemeinkosten (z.B. Miete) über Umlageschlüssel wird hier abgebildet.

**3. Kostenträgerrechnung:** Auf einem dritten Tabellenblatt ordnest du die Kosten den einzelnen Produkten oder Dienstleistungen (Kostenträgern) zu. Hier fließen die Kosten aus den Kostenstellen ein, um die Herstellkosten und später die Selbstkosten pro Einheit zu ermitteln. Dies ist entscheidend für die Preiskalkulation.

**4. Auswertung und Berichterstattung:** Nutze die vielfältigen Analysefunktionen der Tabellenkalkulation. Erstelle Diagramme (z.B. Säulendiagramme für Kostenstellenvergleiche, Kreisdiagramme für Kostenartenanteile) und PIVOT-Tabellen, um Trends zu erkennen, Abweichungen zu analysieren und Berichte für die Geschäftsleitung zu erstellen. So werden komplexe Daten verständlich aufbereitet.