Hotelfach: Rechnungsprüfung externer Dienstleister – einfach erklärt

Schritt 1: Eingang und Registrierung – Die Rechnung wird erfasst (Datum, Eingangsvermerk).

Schritt 2: Formale Prüfung – Check von Absender, Empfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Steuernummer, USt-ID, Leistungsdatum, Zahlungsziel und Bankverbindung.

Schritt 3: Sachliche Prüfung – Abgleich der Leistung (Menge, Art, Qualität) mit Bestellung und Lieferschein. Wurde die Leistung wirklich erbracht?

Schritt 4: Preisprüfung – Stimmen die Preise mit dem Angebot, Vertrag oder der aktuellen Preisliste überein?

Schritt 5: Rechnerische Prüfung – Überprüfung der Einzelposten, Zwischensummen, Mehrwertsteuer und des Gesamtbetrags auf Rechenfehler.

Schritt 6: Zahlungsfreigabe – Nach erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung kontiert, gebucht und zur Zahlung freigegeben.

Schritt 7: Ablage – Die Originalrechnung wird revisionssicher archiviert.