Verwaltungsfachangestellte: Akte für Landesrechnungshof-Prüfung vorbereiten – einfach erklärt

**1. Vollständigkeit prüfen:** Sammle alle relevanten Dokumente, Belege, Verträge, Genehmigungen, E-Mails und interne Vermerke, die zum Buchungsvorgang gehören. Nichts darf fehlen!

**2. Chronologische Ordnung herstellen:** Sortiere alle Unterlagen sauber nach Datum. Das hilft, den zeitlichen Ablauf des Vorgangs zu verstehen.

**3. Eindeutige Verweise schaffen:** Stelle sicher, dass jede Buchung im System einen klaren Verweis auf den zugehörigen Beleg in der Akte hat und umgekehrt. Nutze Belegnummern und Aktenzeichen.

**4. Entscheidungen dokumentieren:** Halte fest, wer wann welche Entscheidung getroffen hat und auf welcher Grundlage. Vermerke oder Protokolle sind hier Wirklich nützlich.

**5. Sachliche und formelle Richtigkeit checken:** Überprüfe, ob die Buchungen korrekt sind und alle gesetzlichen sowie internen Vorschriften (z.B. Unterschriften, Fristen) eingehalten wurden.

**6. Komplexe Vorgänge erläutern:** Bei ungewöhnlichen oder komplizierten Sachverhalten füge kurze, verständliche Erläuterungen oder Zusammenfassungen hinzu.

**7. Digitale Verfügbarkeit sicherstellen:** Wenn die Akte digital geführt wird, sorge für eine logische Ordnerstruktur und eine gute Suchfunktion. Bei Papierakten: ggf. Inhaltsverzeichnis erstellen.