Büromanagement: Datensicherheit bei der Aktenaufbewahrung – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**Vertraulichkeit:** Sorge dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Akten haben. Das erreichst du durch abschließbare Aktenschränke, Räume mit Zutrittskontrollen oder die sichere Aufbewahrung in Archiven.
2. 2**Integrität:** Stelle sicher, dass die Akten vollständig und unverändert bleiben. Eine ordentliche, systematische Ablage, Schutz vor Umwelteinflüssen (Feuchtigkeit, Schädlinge) und das Verbot, Seiten zu entfernen oder hinzuzufügen, sind hier wichtig.
3. 3**Verfügbarkeit:** Gewährleiste, dass die Akten bei Bedarf schnell gefunden und genutzt werden können. Ein klares Ablagesystem, eine gute Beschriftung und Brandschutzmaßnahmen sind entscheidend, damit die Akten im Ernstfall nicht verloren gehen.
4. 4**Physischer Schutz:** Schütze die Akten vor äußeren Gefahren wie Feuer, Wasser, Diebstahl oder Vandalismus. Dazu gehören feuerfeste Schränke, Alarmanlagen und eine sichere Gebäudeinfrastruktur.
5. 5**Ordnungsgemäße Entsorgung:** Wenn Akten nicht mehr benötigt werden und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, müssen sie datenschutzkonform vernichtet werden. Nutze dafür Aktenvernichter mit einer geeigneten Sicherheitsstufe, um eine Rekonstruktion der Daten unmöglich zu machen.