Büromanagement: Moderne Archivierungssysteme für digitale Dokumente – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**1. Dokumentenmanagementsystem (DMS):** Ein DMS ist eine Software zur Verwaltung, Speicherung und Organisation von Dokumenten. Es ermöglicht die digitale Ablage, Versionierung, Volltextsuche und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern auch mit Metadaten versehen, was die Suche extrem vereinfacht. Es sorgt für Revisionssicherheit, d.h. Dokumente können nach der Ablage nicht mehr unbemerkt verändert werden.
2. 2**2. Enterprise Content Management (ECM):** Ein ECM-System ist ein umfassenderer Ansatz als ein reines DMS. Es integriert nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern auch weitere Inhalte und Prozesse im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise Workflow-Management, Collaboration-Tools, Records Management (Verwaltung von Akten und Aufzeichnungen) und die Integration in andere Geschäftsanwendungen (z.B. ERP-Systeme). ECM deckt also den gesamten Lebenszyklus aller relevanten Unternehmensinformationen ab, nicht nur der strukturierten Dokumente.