Industriekaufmann: Eingangsrechnungen bezahlen: Prozess der Zahlungsveranlassung – einfach erklärt

1. Rechnungseingang und formale Prüfung: Die Rechnung kommt an und wird auf Vollständigkeit (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt-ID) und formale Richtigkeit geprüft.

2. Sachliche Prüfung: Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. Stimmen Menge, Preis und Qualität der gelieferten Ware oder Leistung mit der Bestellung überein?

3. Kontierung: Die Rechnung wird den richtigen Sachkonten, Kostenstellen und ggf. Kostenträgern zugeordnet. Das ist wichtig für die Buchhaltung und Kostenkontrolle.

4. Freigabe/Genehmigung: Die zuständigen Abteilungen (z.B. Einkauf, Fachabteilung, Geschäftsleitung) geben die Rechnung fachlich und kaufmännisch frei. Oft geschieht das digital über Workflows.

5. Erfassung im System: Die geprüfte und freigegebene Rechnung wird im Buchhaltungssystem (z.B. ERP-System wie SAP) erfasst und zur Zahlung vorgemerkt.

6. Zahlungsfreigabe und -anweisung: Unter Beachtung von Skontofristen und Zahlungszielen wird die Zahlung im System freigegeben. Die Überweisung wird dann manuell oder automatisch über einen Zahlungsverkehrslauf ausgelöst.

7. Buchung des Zahlungsausgangs: Nach der tatsächlichen Überweisung wird der Zahlungsausgang auf dem Bankkonto verbucht und die Rechnung als 'bezahlt' markiert.