Rechtsanwaltsfachangestellte: Akten archivieren: Aufbewahrung, Datenschutz, Ablage – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**1. Aufbewahrungsfristen prüfen:** Das ist das A und O! Für Anwaltsakten sind es meist 5 Jahre nach Beendigung des Mandats (§ 50 BRAO). Für steuerlich relevante Unterlagen (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege) können es bis zu 10 Jahre sein (HGB, AO). Nimm immer die längere Frist, wenn beides zutrifft!
2. 2**2. Datenschutz beachten (DSGVO):** Persönliche und sensible Daten der Mandanten müssen sicher vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Das gilt für Papierakten (abschließbarer Schrank, Archivraum) und digitale Akten (Verschlüsselung, Zugriffsberechtigungen, Backups).
3. 3**3. Systematische Ablage:** Jede Akte braucht eine eindeutige Bezeichnung (z.B. Aktennummer) und einen festen, logischen Platz im Archiv. Ein Aktenverzeichnis oder eine Archivdatenbank hilft, den Überblick zu behalten und schnell etwas wiederzufinden.
4. 4**4. Sichere Verwahrung:** Akten müssen vor Verlust, Beschädigung (z.B. Wasser, Feuer, Schädlinge) und unbefugtem Zugriff geschützt sein. Das Archiv sollte trocken, sauber, sicher und nur für Berechtigte zugänglich sein.
5. 5**5. Rechtzeitige und datenschutzkonforme Vernichtung:** Nach Ablauf der gesamten Aufbewahrungsfristen müssen die Akten datenschutzkonform vernichtet werden. Das bedeutet: nicht einfach in den Papiermüll! Nutze einen Aktenvernichter mit ausreichender Sicherheitsstufe (mind. P-4 für sensible Daten) oder beauftrage einen spezialisierten Dienstleister.