Rechtsanwaltsfachangestellte: Archivierte Urkunden im Notariat sicher aufbewahren – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**1. Beurkundung und Registrierung:** Jede Urkunde erhält eine fortlaufende Nummer in der Urkundenrolle und wird dort mit Datum, Beteiligten und Gegenstand erfasst.
2. 2**2. Urschrift und Ausfertigungen:** Die Urschrift (Original) wird vom Notar unterschrieben und gesiegelt. Ausfertigungen sind rechtlich gleichwertige Kopien für die Beteiligten.
3. 3**3. Physische Archivierung:** Die Urschriften werden in speziellen, feuer- und diebstahlsicheren Panzerschränken oder Archivräumen aufbewahrt. Sie müssen vor Umwelteinflüssen geschützt sein.
4. 4**4. Elektronische Archivierung (E-Urkundenarchiv):** Seit 2022 werden notarielle Urkunden zusätzlich elektronisch im Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer archiviert. Dies gewährleistet eine doppelte Sicherung und erleichtert die spätere Recherche.
5. 5**5. Aktenführung:** Zu jeder Urkunde gibt es eine Akte mit Entwürfen, Schriftverkehr und weiteren Unterlagen, die ebenfalls sicher und geordnet aufbewahrt werden muss.
6. 6**6. Aufbewahrungsfristen:** Notarielle Urkunden haben sehr lange Aufbewahrungsfristen, oft 100 Jahre oder mehr, um die Rechtssicherheit über Generationen hinweg zu gewährleisten.