Rechtsanwaltsfachangestellte: Videokonferenz mit Mandanten vorbereiten – einfach erklärt

Schritt 1: Termin und Plattform klären. Mit dem Mandanten Datum, Uhrzeit und die bevorzugte Videokonferenz-Plattform (z.B. Zoom, Microsoft Teams, Webex) abstimmen. Dabei auch Zeitzonen beachten, falls der Mandant im Ausland ist.

Schritt 2: Einladung versenden. Eine detaillierte Einladung mit Link, Zugangsdaten und einer kurzen, einfachen Anleitung zur Nutzung der Plattform (falls nötig) verschicken. Wichtig: Auch eine Telefonnummer für den Notfall angeben.

Schritt 3: Technische Prüfung. Vorab die eigene Technik (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher, Internetverbindung) testen. Sicherstellen, dass die Software aktuell ist und keine Updates anstehen.

Schritt 4: Raum vorbereiten. Einen ruhigen Raum mit neutralem Hintergrund wählen. Für gute Beleuchtung sorgen und Störquellen (Handy, Kollegen) minimieren.

Schritt 5: Unterlagen bereitlegen. Alle relevanten Akten und Dokumente digital oder ausgedruckt griffbereit haben. Bei digitalen Dokumenten: Sicherstellen, dass sie schnell geöffnet und geteilt werden können.

Schritt 6: Datenschutz und Sicherheit. Prüfen, ob die gewählte Plattform den Datenschutzanforderungen entspricht. Den Mandanten ggf. auf die Vertraulichkeit der Besprechung hinweisen.

Schritt 7: Pufferzeit einplanen. Genügend Zeit vor dem Start einplanen, um letzte Checks durchzuführen und eventuelle technische Probleme zu lösen.