Verwaltungsfachangestellte: Stadtratssitzung protokollarisch vorbereiten, Fristen – einfach erklärt

**1. Tagesordnung (TOPs) festlegen:** Sammle alle Themen und Anträge. Stimme die endgültige Tagesordnung mit dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin oder dem/der Vorsitzenden des Rates ab. Achte darauf, dass alle Punkte klar formuliert und rechtlich zulässig sind.

**2. Sitzungsunterlagen zusammenstellen:** Bereite alle notwendigen Vorlagen, Beschlussentwürfe und Anlagen für jeden Tagesordnungspunkt vor. Diese müssen den Ratsmitgliedern rechtzeitig zur Verfügung stehen.

**3. Einladung erstellen:** Formuliere die offizielle Einladung. Sie muss das Datum, die Uhrzeit, den Ort der Sitzung und die vollständige Tagesordnung enthalten. Wichtig ist auch der Hinweis auf die Öffentlichkeit der Sitzung.

**4. Einladung versenden und bekanntmachen:** Versende die Einladung fristgerecht an alle Ratsmitglieder. Parallel dazu muss die öffentliche Bekanntmachung der Sitzung (z.B. im Amtsblatt, auf der Website) ebenfalls fristgerecht erfolgen. Die genauen Fristen findest du in der Gemeindeordnung deines Bundeslandes.

**5. Sitzungsraum vorbereiten:** Sorge dafür, dass der Sitzungssaal entsprechend bestuhlt ist, Namensschilder bereitliegen und die notwendige Technik (Mikrofone, Beamer) funktioniert. Für die Öffentlichkeit müssen ausreichend Plätze vorhanden sein.

**6. Protokollführung sicherstellen:** Bestimme den Protokollführer oder die Protokollführerin und stelle sicher, dass alle notwendigen Materialien (Protokollvorlage, Stifte, Laptop) bereitliegen, um die Sitzung lückenlos zu dokumentieren.