Einzelhandel: Falschlieferung – Maßnahmen, Dokumentation & Rücksendung – einfach erklärt

Schritt 1: Wareneingangskontrolle – Prüfe sofort, ob die gelieferte Ware mit dem Lieferschein und der Bestellung übereinstimmt (Artikel, Menge, Qualität).

Schritt 2: Fehler dokumentieren – Halte die Abweichung schriftlich fest. Mache Fotos, notiere Artikelnummern, Mengen und die Art des Fehlers (z.B. falscher Artikel, zu viel/zu wenig geliefert).

Schritt 3: Ware sichern/kennzeichnen – Separiere die falsch gelieferte Ware und kennzeichne sie deutlich, damit sie nicht versehentlich eingelagert oder verkauft wird.

Schritt 4: Lieferanten informieren – Kontaktiere umgehend den Lieferanten (telefonisch und schriftlich, z.B. per E-Mail oder Reklamationsformular) und schildere den Sachverhalt unter Angabe der Bestell- und Lieferscheinnummer.

Schritt 5: Klärung und Anweisung abwarten – Besprich mit dem Lieferanten das weitere Vorgehen (Rücksendung, Abholung, Nachlieferung des richtigen Artikels, Gutschrift).

Schritt 6: Rücksendung/Nachlieferung organisieren – Führe die vereinbarten Schritte durch. Achte auf korrekte Begleitpapiere (Rücksendeschein) und die Einhaltung von Fristen.

Schritt 7: Bestandskorrektur – Passe den Lagerbestand und die Buchhaltung entsprechend an, sobald die Korrektur abgeschlossen ist.