Einzelhandel: Pflichtverletzungen des Lieferers rechtssicher dokumentieren – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**Sofortige Mängelrüge:** Melde den Mangel unverzüglich nach Entdeckung schriftlich (E-Mail, Fax, Einschreiben) beim Lieferanten. Halte die Fristen des HGB (§ 377 HGB) ein!
2. 2**Genaue Beschreibung:** Beschreibe den Mangel oder die Abweichung detailliert: Was ist falsch? Wie viele Stücke sind betroffen? Welche Artikelnummern?
3. 3**Beweismittel sichern:** Mache Fotos oder Videos der beschädigten Ware, der falschen Lieferung oder der mangelhaften Verpackung. Achte auf gute Qualität und relevante Details.
4. 4**Dokumente sammeln:** Füge Lieferschein, Rechnung, Bestellschein und ggf. Frachtbrief der Dokumentation bei. Markiere die relevanten Stellen.
5. 5**Zeugen benennen:** Wenn möglich, lass dir den Mangel von einem Kollegen oder einer Kollegin bestätigen und notiere deren Namen und Unterschrift.
6. 6**Protokoll führen:** Erstelle ein internes Protokoll mit Datum, Uhrzeit, beteiligten Personen und allen festgestellten Abweichungen.
7. 7**Kommunikation festhalten:** Notiere alle Telefonate, E-Mails oder persönlichen Gespräche mit dem Lieferanten (Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner, Inhalt, Ergebnis).