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Rechtsanwaltsfachangestellte: Telefonnotizen mit der Gegenseite dokumentieren – einfach erklärt

Q: Wie dokumentiert man Telefonnotizen über Gespräche mit der Gegenseite?

Eine Telefonnotiz über ein Gespräch mit der Gegenseite muss alle relevanten Informationen enthalten, um später nachvollziehbar zu sein. Dazu gehören die Gesprächspartner, Datum und Uhrzeit, der genaue Inhalt des Gesprächs, getroffene Vereinbarungen und eventuelle Fristen. Die Notiz sollte objektiv formuliert und zeitnah erstellt werden, um die Richtigkeit zu gewährleisten und als Gedächtnisstütze sowie als Beweismittel dienen zu können.

Wie dokumentiert man Telefonnotizen über Gespräche mit der Gegenseite?

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Lernpfad – Schritt 1 von 4

Warum ist eine sorgfältige Telefonnotiz über Gespräche mit der Gegenseite so wichtig?

Ablauf verstehen

Hier geht es um Abläufe, Zuständigkeiten und typische Fehler.

Ablauf-Schritte:

Sofort nach dem Gespräch: Nimm dir direkt nach dem Telefonat Zeit für die Notiz, solange alles frisch im Kopf ist.

Kopfdaten festhalten: Notiere Datum, genaue Uhrzeit (Beginn und Ende), deinen Namen, den Namen des Gesprächspartners und dessen Kanzlei/Partei.

Inhalt objektiv zusammenfassen: Schreibe die wichtigsten Punkte des Gesprächs präzise und sachlich auf. Vermeide Wertungen.

Vereinbarungen und Fristen: Halte alle Absprachen, Zusagen und Fristen exakt fest. Das ist besonders wichtig!

Nächste Schritte: Vermerke, welche Schritte als Nächstes von wem unternommen werden sollen (z.B. 'Wir senden Schriftsatz bis xx.xx.xxxx').

Ablage: Füge die Notiz unverzüglich der digitalen oder physischen Akte hinzu.

Schritt 1 von 6

Wichtige Hinweise:

Fristverlängerung wurde gewährt
Nächster Schriftsatz wird bis zum 15.03. eingereicht

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⚠️ Typische Fehler

Notiz zu spät erstellen
→ Wichtige Details vergessen
→ Sofort nach dem Gespräch notieren.
Subjektive Formulierungen
→ Notiz verliert an Objektivität und Beweiskraft
→ Sachlich und neutral bleiben.
Unvollständige Angaben (z.B. fehlende Uhrzeit)
→ Nachvollziehbarkeit leidet
→ Alle Kopfdaten sorgfältig erfassen.