Rechtsanwaltsfachangestellte: Vertragsabwicklung normgerecht dokumentieren – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**Akte anlegen und strukturieren:** Jedes Mandat erhält eine eigene Akte (physisch oder digital) mit einem klaren Inhaltsverzeichnis oder Register. Wichtige Dokumente wie der Vertragsentwurf, Vollmachten und Mandatsvereinbarungen gehören an den Anfang.
2. 2**Chronologische Erfassung:** Alle Vorgänge – vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss – werden in zeitlicher Reihenfolge dokumentiert. Das gilt für eingehende und ausgehende Schreiben, E-Mails, Telefonate und interne Vermerke. Denk an den 'roten Faden'!
3. 3**Inhaltliche Präzision:** Halte fest, WER, WAS, WANN, WO und WARUM getan oder gesagt hat. Bei Telefonaten oder Besprechungen sind kurze, präzise Vermerke mit Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner und den wichtigsten Inhalten unerlässlich.
4. 4**Fristenmanagement:** Alle relevanten Fristen (z.B. für Rückmeldungen, Zahlungen, Kündigungen) müssen erfasst, überwacht und rechtzeitig kommuniziert werden. Nutze dafür Fristenkalender oder spezielle Kanzleisoftware – und lass sie immer doppelt prüfen!
5. 5**Datenschutz und Vertraulichkeit:** Achte darauf, dass alle Dokumente sicher und vertraulich behandelt werden, um den Datenschutzbestimmungen (z.B. DSGVO) und der anwaltlichen Schweigepflicht gerecht zu werden. Das ist bedeutsam!
6. 6**Digitale Aktenführung:** Nutze die Möglichkeiten moderner Kanzleisoftware, um Dokumente digital zu speichern, zu verschlagworten und schnell wiederzufinden. Das spart Platz, Zeit und macht die Suche effizienter.