Steuerfachangestellte: Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsbelege nach AO & HGB – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**10 Jahre Aufbewahrungsfrist:** Dies gilt für alle buchungsrelevanten Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen (Ein- und Ausgang), Lohn- und Gehaltsunterlagen.
2. 2**6 Jahre Aufbewahrungsfrist:** Diese Frist gilt für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, aber keine direkte Buchungsfunktion haben (z.B. Mahnungen, Angebote ohne Auftrag).
3. 3**Fristbeginn:** Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde.
4. 4**Rechtsgrundlagen:** Die wichtigsten Gesetze sind die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB), ergänzt durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).