Steuerfachangestellte: Digitale Belege in der Buchführung GoBD-konform verwalten – einfach erklärt

**Erfassung:** Digitale Belege direkt empfangen (z.B. E-Mail-Rechnung) oder Papierbelege scannen (Verfahrensdokumentation beachten!).

**Indexierung & Verschlagwortung:** Beleg mit relevanten Informationen (Datum, Lieferant, Betrag, Belegnummer) versehen, um ihn später leicht wiederzufinden.

**Prüfung & Freigabe:** Inhaltliche und rechnerische Prüfung des Belegs, ggf. Freigabeprozess digital abbilden.

**Verbuchung:** Beleg im Buchhaltungssystem erfassen und mit dem digitalen Original verknüpfen.

**Revisionssichere Archivierung:** Beleg in einem unveränderbaren Format (z.B. PDF/A) in einem zertifizierten Archivsystem speichern. Die Aufbewahrungsfristen (meist 10 Jahre) müssen eingehalten werden.

**Datenzugriff:** Sicherstellen, dass das Finanzamt bei einer Prüfung jederzeit Zugriff auf die digitalen Belege hat (Z3-Zugriff).