Rechtsanwaltsfachangestellte: Buchhaltungsbelege sortieren & erfassen – einfach erklärt

Schritt 1: Belege sammeln und sortieren. Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Bankauszüge etc. zusammenführen und grob nach Art oder Datum vorsortieren.

Schritt 2: Vollständigkeitsprüfung. Jeden Beleg auf alle Pflichtangaben checken: Datum, Betrag, Absender, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Steuersatz. Fehlt etwas, muss es nachgefordert werden.

Schritt 3: Kontierung. Jedem Beleg das passende Sachkonto zuweisen (z.B. 'Büromaterial', 'Miete', 'Reisekosten'). Oft wird das direkt auf dem Beleg vermerkt.

Schritt 4: Belegnummerierung. Eine fortlaufende, eindeutige Belegnummer vergeben. Das ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Schritt 5: Digitalisierung (optional, aber empfohlen). Belege scannen und digital archivieren. Das erleichtert die Suche und spart Platz.

Schritt 6: Vorbereitung zur Erfassung. Die vorbereiteten Belege (ggf. mit Kontierungsvermerk und Belegnummer) für die eigentliche Buchung in der Software bereitlegen.