Schutz & Sicherheit: Schlüsselvergabe-Dokumentation FM – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 1**1. Eindeutige Identifikation:** Jeder Schlüssel muss eine einzigartige ID und eine klare Bezeichnung haben (z.B. 'Schlüssel Serverraum 01', 'Hauptschlüssel Gebäude A').
2. 2**2. Erfassung bei Vergabe:** Dokumentiere lückenlos, wann welcher Schlüssel an wen ausgegeben wurde. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Schlüssel-ID, Name des Empfängers, Zweck der Vergabe und die Unterschrift des Empfängers sowie des Ausgebenden.
3. 3**3. Erfassung bei Rückgabe:** Halte fest, wann der Schlüssel zurückgegeben wurde. Wieder mit Datum, Uhrzeit, Schlüssel-ID, Name des Rückgebenden, Zustand des Schlüssels (z.B. 'unbeschädigt') und den Unterschriften beider Parteien.
4. 4**4. Aufbewahrung der Dokumentation:** Die Aufzeichnungen (ob digital oder in einem Schlüsselbuch) müssen sicher, manipulationssicher und revisionssicher aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit für Prüfungen verfügbar sein.
5. 5**5. Regelmäßige Kontrolle:** Führe regelmäßige Inventuren der Schlüsselbestände durch und gleiche diese mit der Dokumentation ab. So fallen Unstimmigkeiten schnell auf.