Steuerfachangestellte: Telefonberatung Mandanten: Professionalität & Kommunikation – einfach erklärt

Wichtige Punkte:

1. 11. Vorbereitung: Habe wichtige Unterlagen (z.B. Mandantenakte) griffbereit, wenn du einen Rückruf planst. Sorge für eine ruhige Umgebung.
2. 22. Freundliche Begrüßung: Nenne deinen Namen und den Namen der Kanzlei. Eine positive Stimme wirkt Wunder.
3. 33. Aktives Zuhören: Lass den Mandanten ausreden, stelle Verständnisfragen und fasse das Gesagte zusammen, um sicherzustellen, dass du alles richtig verstanden hast.
4. 44. Klare Kommunikation: Erkläre komplexe Sachverhalte in einfacher, verständlicher Sprache. Vermeide Fachchinesisch, wo es geht.
5. 55. Fachwissen und Grenzen: Gib nur Auskunft, wenn du dir absolut sicher bist. Bei Unsicherheit oder komplexen Fragen biete an, Rücksprache mit dem Steuerberater zu halten und einen Rückruf zu vereinbaren.
6. 66. Dokumentation: Mache dir während oder direkt nach dem Gespräch Notizen (Datum, Uhrzeit, Mandant, Thema, besprochene Punkte, vereinbarte Schritte). Das ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Absicherung.
7. 77. Freundliche Verabschiedung: Bedanke dich für den Anruf und bestätige die nächsten Schritte.