Steuerfachangestellte: Termin-Koordination Mandanten & Kanzleiabteilungen – einfach erklärt

1. Mandantenanliegen und Bedarf klären: Frage genau nach, worum es geht und welche Abteilungen oder Spezialisten benötigt werden (z.B. Einkommensteuer, Lohnbuchhaltung, Unternehmensberatung).

2. Interne Verfügbarkeiten prüfen: Nutze das digitale Kalendersystem der Kanzlei, um die freien Zeiten der relevanten Mitarbeiter und Abteilungen abzugleichen. Achte auf Pufferzeiten zwischen Terminen.

3. Terminoptionen vorschlagen: Biete dem Mandanten 2-3 passende Terminvorschläge an, die sowohl seine Bedürfnisse als auch die internen Kapazitäten berücksichtigen.

4. Termin fixieren und bestätigen: Sobald der Mandant einen Termin bestätigt hat, trage ihn verbindlich ein und sende eine schriftliche Bestätigung (E-Mail, Kalendereinladung) an den Mandanten und alle intern Beteiligten.

5. Interne Vorbereitung und Kommunikation: Informiere die beteiligten Abteilungen über den Termin, die Themen und eventuell benötigte Unterlagen. Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen vorliegen.

6. Terminerinnerung senden: Sende dem Mandanten einige Tage vor dem Termin eine freundliche Erinnerung, um No-Shows zu vermeiden und ihn an eventuell mitzubringende Unterlagen zu erinnern.